Tamar over thuiswerken

Sinds 6 weken werken we vanuit huis en zijn we genoodzaakt om onszelf te organiseren. Als Brabantse werkgever zaten we vooraan in de thuiswerkmaatregelen. De eerste weken waren we vooral trots dat we de laatste jaren al veel geïnvesteerd hadden in de techniek, en de gehele organisatie toch redelijk vlekkeloos overging op het thuiswerken, maar hoe gaat dat nou eigenlijk in zijn werk: zelforganisatie op afstand?

Bij Smart Profile werken we al enkele jaren met zelfsturende teams, en werken we vanuit rollen. Binnen Smart Profile heb ik diverse rollen en ben ik onder andere verantwoordelijk voor Human Resources. Meerdere rollen hebben ben ik dus gewend, maar door de huidige situatie zijn er onder mijn werktijd ook de rollen van moeder en leerkracht bijgekomen. Dat vergt wel enige flexibiliteit, gelukkig helpt hier de ervaring in zelforganisatie wel bij.

Een paar jaar geleden zijn we gestart met zelfsturende teams. Hierbij hebben we gekozen voor Holacracy als methodiek. De belangrijkste punten voor ons zijn:

De Purpose, het hogere doel.
Het werk wordt verdeeld in rollen met duidelijke zeggenschap.
Het gebruik maken van een frisse vergader- en beslissingscultuur.
De informatie binnen de organisatie is transparant en beschikbaar.

Het werk- en rollen overleg is zeer gestructureerd en verloopt ook op afstand snel en efficiёnt. Transparantie was altijd al belangrijk. Zo kan je via een online projectenbord zichtbaar maken aan welke projecten je werkt (of wat je bijvoorbeeld hebt uitgesteld). We waren al gewend aan deze transparantie, maar zeker als je niet op kantoor even kan horen hoe het ervoor staat, is dit een geweldig hulpmiddel.

De techniek, structuur en vergaderingen zijn dus goed geregeld, maar natuurlijk is dat niet genoeg. Onze mensen zijn het hart van onze organisatie. Als je elkaar niet ziet en de rollen waar je minder mee samenwerkt, ineens ook minder spreekt, zie je dat het hart niet uit zichzelf klopt.

Verbinding met elkaar is belangrijk. Samen een rondje lopen door het park, samen lunchen, een praatje bij de koffie, deze dingen zijn nu helaas niet meer aan de orde. Juist die verbinding is nu van belang. We proberen dit virtueel oplossen. Binnen cirkels (teams) zagen we vanuit eigen initiatief dit al ontstaan. Daarom hebben we vanuit HR, de gehele organisatie nog een zetje gegeven door groepjes samen te stellen om gezamenlijk mee te lunchen. Zo hebben collega’s de tijd om bij te kletsen en thuiswerkervaringen uit te wisselen.

Hoe gaat de toekomst eruit zien? Als we straks anderhalve meter afstand op kantoor moeten aanhouden, zal ons toffe kantoor nog slechts 35% van de werkplekken overhouden. Thuiswerken zal voorlopig dus nog onderdeel van de routine en de samenwerking zijn.

Voor het voorkomen van verspreiden van het virus is een kantoortuin natuurlijk geen goede omgeving, maar ik merk wel dat je zoveel leert en hoort van je collega’s die dagelijks wisselend om je heen zitten en hoe goed je daardoor ook op de hoogte blijft van dingen. Dat zal je straks op een andere manier moeten gaan ondervangen, zeker als er nieuwe collega’s gaan starten. Echter hebben onze medewerkers allang laten zien dat het kan, ze dragen allemaal de verantwoordelijkheid voor het werk en de output die gerealiseerd moeten worden in hun rol.

Ik hoop voor ons allen dat we het virus snel achter ons kunnen laten. Daarnaast hoop ik ook dat we lessen uit het thuiswerken kunnen trekken. Bijvoorbeeld vaker thuiswerken zodat er minder files ontstaan en mensen efficienter kunnen werken. Het allerbelangrijkste is natuurlijk de gezondheid van onze medewerkers en naasten!

Dit was het blog van onze eigen smartie, Tamar Biersma, meer blogs lezen?

Klik dan hier

Tamar over thuiswerken

Let’s meet again!