U bevindt zich hier: / / Verloop van de e-mailcampagne

Proces mailcampagne

Hier leggen we de stappen uit die we doorlopen om zo samen de perfecte mailcampagne neer te zetten.

Doel en gewenst resultaat

Bepaal het doel en het gewenste resultaat van je e-mail (en opvolging). Zoals:

  • Een uitnodiging voor een webinar, met inschrijvingen als gewenst resultaat.
  • Het onder de aandacht brengen van je merk, met een hoge Open Rate als gewenst resultaat.
  • Het verkopen van een product/dienst, met clicks naar een landingspagina of downloads van een brochure als gewenst resultaat.

Met een e-mailcampagne plant je een zaadje. Verwacht dus niet meteen veel leads of inschrijvingen na het versturen van een e-mail. Je creëert voornamelijk bewustzijn. Daarom adviseren we om de e-mailcampagne mee te nemen in je planning van marketingactiviteiten. Maak gebruik van de kracht van herhaling en spreek je doelgroep op meerdere momenten via verschillende kanalen(multi-channeling) aan.

Doelgroep en content

Na het bepalen van je strategie bepaal je per e-mail je doelgroep en content. Zorg dat de ontvanger in enkele seconden ziet waarom de e-mail voor hem/haar interessant is. Welk probleem los je op? Hou het kort, zorg voor duidelijke Call To Actions en zorg dat deze CTA zichtbaar is zonder te moeten scrollen. Houd er rekening mee dat sommige ontvangers alleen naar afbeeldingen en koppen kijken. Anderen lezen alleen de eerste regel van de tekst voordat ze bepalen of ze verder willen lezen.

Stuur je meerdere e-mails naar dezelfde ontvanger? Belicht of benadruk in elke e-mail een ander aspect. Het kan zomaar zijn dat je ontvanger zich met de eerste e-mail niet voelde aangesproken, maar bijvoorbeeld door het gebruik van andere woorden bij de tweede e-mail wel.

10 Tips

Verwerken in HTML

Alle keuzes gemaakt? Maak je e-mail op in HTML format. Klik hier voor de HTML richtlijnen. Zorg ervoor dat je e-mail responsive is, oftewel, dat de e-mail goed wordt weergegeven op verschillende apparaten op desktop en mobiel.

Let er in het bijzonder op dat Outlook een andere interpretatie heeft van HTML code in vergelijking met bijvoorbeeld Gmail. Hier moet je dus in de HTML code rekening mee houden. Heb je hier hulp bij nodig? Wij werken samen met een partner die een responsive HTML voor je kan bouwen.

Tip: stuur je meerdere e-mails en mag de lay out hetzelfde zijn? Zorg dat je HTML als een template ingezet kan worden. Dan hoef je bij de volgende e-mails alleen nog maar de linkjes, afbeeldingen en/of tekst te vervangen. Dat scheelt je weer tijd en kosten omdat je geen HTML hoeft te (laten) bouwen! Het vervangen van linkjes, afbeeldingen en/of tekst kunnen wij zonder extra kosten voor je verwerken.

 

Testproces Smart Profile

HTML gereed? Stuur deze in een .html bestand naar ons toe, samen met:

  • Onderwerpregel
  • Preheader (optioneel)
  • Naam afzender (mail je namens Prometheus of namens een specifiek persoon?)
  • Gewenst verzendmoment

Zodra we de HTML en deze informatie hebben ontvangen gaan wij voor je aan de slag. De doorlooptijd tot aan definitieve verzending is gemiddeld 4 werkdagen (of later wanneer gewenst).

 

Verzendmomenten

Voordat we het definitieve verzendmoment bepalen geven wij een advies op welke dag/tijdstip, die overeenkomt met het gewenste verzendmoment, we tot zover de beste resultaten zien. Natuurlijk zijn de hoeveelheid opens en clicks voornamelijk afhankelijk van andere factoren zoals het gekozen onderwerpregel en content, maar alle kleine beetjes helpen!

Het is bijvoorbeeld opvallend dat een vrijdag als de minst goede dag wordt gezien om e-mails te versturen. Dat komt onder andere doordat meer mensen vrij nemen op zo’n dag. Wij hebben getest met versturen op vrijdag en we zien over het algemeen juist goede resultaten. Misschien zijn er minder mensen aanwezig, maar is er meer tijd om dergelijke e-mails te lezen. Er is dus niet zozeer een heel goed en heel slecht moment.

Statistieken

Ongeveer een week nadat de e-mail is verzonden ontvang je van ons de resultaten:

  1. In Excel:
  • Aantal ontvangen e-mails: door o.a. bounces ligt dit altijd iets lager als het aantal verzonden e-mails
  • Aantal geopende e-mails: door unieke ontvangers, dus als 1 iemand meerdere keren een e-mail opent, telt deze 1x mee
  • Aantal clicks: door unieke ontvangers, dus als 1 iemand meerdere keren in de e-mail ergens op klikt, telt deze 1x mee
  • Aantal bounces: hard en soft bounces
  • Open Ratio: % geopende e-mails ten opzichte van de ontvangen e-mails
  • CTR: % clicks ten opzichte van de ontvangen e-mails
  • CTOR: % clicks ten opzichte van de geopende e-mails
  • % bounces: ten opzichte van de ontvangen e-mails
  • Detailed results: Bedrijf + contactinformatie van de volledige doelgroep inclusief of deze de e-mail heeft geopend en wanneer van toepassing op welke link er is geklikt.
  • Relevant results: Bedrijf + contactinformatie van degenen die in de e-mail ergens op geklikt hebben, inclusief op welke link er is geklikt

2. In een pdf-bestand ontvang je de “Visual Clicks”, oftewel een weergave van de verzonden e-mail waarbij je per Call To Action ziet hoe vaak er door  unieke personen en hoe vaak er totaal op is geklikt.

Benchmark

Gemiddeld zien we in 2020 en 2021 deze resultaten bij het versturen van een e-mail:

Open Rate: 20%

Click To Open Rate: 12%

E-maildashboard

Maak jij gebruik van Email credits of iets, dan worden de resultaten van alle door jou verzonden e-mails worden verwerkt in een e-maildashboard. Hierin worden de resultaten per vertical, audience en bedrijfsgrootte visueel gemaakt. Het analyseren van dit dashboard kan je helpen de doelgroep te verfijnen. Hoe vaker je mailt, hoe meer intelligentie je tot je beschikking hebt om van te leren. Daarnaast zie je hier ook een Lead Score per gemailde organisatie. Aan de hand van deze score bepaal je welke bedrijven interessant zijn om op te volgen. Uiteraard plannen we een demo in om je te helpen het dashboard te interpreteren nadat de eerste resultaten hierin zijn verwerkt.

 

Opvolgen resultaten

Het zaadje is gepland, tijd om te oogsten! Volg de verzonden e-mails op door de organisaties die je e-mail gelezen hebben te bellen. Gebruik hier bijvoorbeeld de lead score uit het e-maildashboard voor.

Let’s meet again!

Smart Profile
Otto Reuchlinweg 1094
3072 MD Rotterdam
THE NETHERLANDS
Tel +31 (0)10 322 07 33