Een dag in het leven van een Customer Relations specialist

Wat Customer Relations nou eigenlijk?
Volgens Wikipedia is klantenservice de afdeling die zich bezig houdt met het onderhouden van een relatie met een klant of met klantgroepen. Mensen met vragen over producten en diensten worden vaak naar de afdeling klantenservice verwezen, zelfs als ze nog geen klant zijn
Maar hoe ziet dat er dan in de praktijk uit? In dit blog volg je onze Customer Relations specialists Laura en Fleur in hun werkdag!

Contact met collega’s..

Bij de dagstart praat je bij met je Customer Service collega’s. Zo weet je inmiddels alles over de kat van Laura en de recente verhuizing van Fleur. Daarnaast nemen jullie door welke bijzonderheden er uit de gesprekken met klanten zijn gekomen, wie je vandaag spreekt en welke acties belangrijk zijn om vandaag aandacht voor te hebben. Samen kijken jullie vervolgens of je wellicht niet nog wat taken kan herverdelen en hoor je dat je zeker even over de recente vakantie van klant X moet spreken als je met hem/haar bijpraat.

En met klanten!

Nou daar ga je dan, aan de slag! In je mailbox zie je de testmail voor klant Y en die zet je door naar je contactpersoon. Die mail wilde de klant er namelijk overmorgen uit hebben, dus hopelijk is de testmail na jouw laatste aanpassing nu akkoord en kan deze verstuurd worden. Naar 2 andere klanten stuur je juist de resultaten door van hun e-mailcampagnes en geef je ook een stukje duiding door het weg te zetten tegen vergelijkbare campagnes. Je neemt later deze week graag nog even kort contact met ze op of ze tevreden zijn.

Vervolgens maak je je klaar voor een online introductie met een nieuwe klant die sinds enkele dagen toegang heeft tot de data van Smart Profile, of zoals je inmiddels zegt: de MarketBase. Voor je begint met uitleggen vraag je vooral goed door wat men met de data wil bereiken en hoe de rolverdeling intern is. Op die manier pas je jouw uitleg aan op de wensen. Niets liever dan een klant die ook echt actief gebruik gaat maken van de data en daar het gewenste voordeel uit zal halen.

Even tijd voor een bakje koffie of thee. Eenmaal aangekomen bij de koffietafel, praat je bij met collega Margje over de fijne introductie die je net hebt gehad. Margje vult aan dat we erg blij zijn met die nieuwe klant en ze blij is om te horen dat het zo goed is verlopen. “Vergeet je niet om binnenkort nog even te polsen of ze ook daadwerkelijk goed onderweg zijn?”, voegt Margje toe. “Tuurlijk” is daarop jouw antwoord, samen met jouw collega’s staat dat namelijk automatisch op de planning, zodat jij vooral klanten kan spreken en daarbij geen gesprekken vergeet.

Terwijl je nog verder wil praten word je gebeld door klant Y, in de testmail dient een afbeelding toch nog aangepast te worden, maar verder is deze akkoord. De klant vraagt zich af of dit zo snel mogelijk kan worden opgepakt, want die mail moet er morgen wel uit. Je geeft aan dat jij of een van je collega’s het direct gaat oppakken. Aangezien je zelf zo een afspraak hebt met een andere klant, vraag je aan Fleur of ze dat mailtje in de gezamenlijk inbox wil oppakken. Zoals jij haar soms helpt, doet Fleur dat nu andersom ook. Als bedankje stuur je later die dag naar Fleur, dat jij binnenkort een trakteert als jullie na werk samen een drankje gaan doen.

Een georganiseerde middag

Tijdens de lunch heb je even de tijd om te horen hoe het gaat met de baby van een van de Sales collega’s en of mensen ook jouw favoriete Netflix serie volgen. Als het weer het toelaat doe je dat het liefst onder het genot van een wandeling in de buitenlucht of vlak bij het station op een plekje in de zon. Even weg van je scherm en even tijd voor jezelf en je collega’s. Je zorgt dat je 10 minuten voor je volgende call weer terug op je plek zit, zodat je nog even je mails kan checken. Fijn, de testmail is nu akkoord en de mail staat ingepland voor morgen en een leuk bedank berichtje vanuit de klant. Daar doe je het voor en vol energie ga je met de volgende klant in gesprek.

In de middag pak je af en toe ook nog even een korte break, pak je wat fruit en help je de diverse klanten zoveel als je kan. Daarnaast borg je jouw contactmomenten in het CRM-systeem en is er tijd en ruimte voor wat informaliteit in elk gesprek. Je weet namelijk wat er speelt bij jouw belangrijkste klanten. Mocht jij er even niet kunnen zijn kan je daarbij terugvallen op jouw directe collega’s Fleur en Laura. Zodoende heb je al een hoop geleerd de afgelopen maanden ofwel potentieel gerealiseerd zoals we intern bij Smart Profile zeggen.

Heb je genoten van deze blog van Laura en wil je op de hoogte blijven van meer?
Onze nieuwsbrief vertelt je alles over nieuwe blogs en ander leuk nieuws.

Schrijf je hier in voor onze nieuwsbrief!

Let’s meet again!

Smart Profile
Otto Reuchlinweg 1094
3072 MD Rotterdam
THE NETHERLANDS
Tel +31 (0)10 322 07 33